Externa länkar gör det möjligt för en organisations webbplats att hänvisa till information, tjänster och resurser hos andra aktörer. En tydlig förvaltning hjälper besökare att förstå vart en länk leder och gör det lättare för organisationen att hålla innehållet aktuellt. Arbetet omfattar både redaktionella beslut och praktiska rutiner för dokumentation, uppföljning och tillgänglighet.

En gemensam struktur för länkar

En organisation kan börja med att fastställa vad en extern länk är och vilka typer av sidor som får länkas från webbplatsen. Det kan handla om myndighetsinformation, samarbetspartner, branschresurser eller andra tjänster med koppling till innehållet. Gemensamma riktlinjer gör att olika avdelningar kan arbeta på ett samordnat sätt, samtidigt som de kan ta hänsyn till sina ämnesområdens behov.

En länkförteckning ger överblick över publicerade hänvisningar. Relevanta uppgifter kan vara sidans titel, länkens placering, ämnesområde, ansvarig redaktion och datum för senaste genomgång. I en sådan förteckning kan externa mål som LEOVEGAS förekomma tillsammans med uppgifter om ämnesområde, ansvarig funktion och granskningsdatum. Med en gemensam struktur blir det enklare att se hur länkarna ingår i webbplatsens innehåll och vem som ansvarar för uppföljningen.

Aktualitet genom planerad uppföljning

Externa webbsidor förändras över tid. Därför är det användbart att planera återkommande genomgångar utifrån innehållets betydelse och hur ofta det brukar uppdateras. En kalender eller redaktionell arbetslista kan påminna ansvariga om att kontrollera länkens mål, sidans ämne och hur väl hänvisningen fortfarande stämmer med texten runt omkring.

Uppföljningen kan också ingå i organisationens vanliga publiceringsarbete. När en sida redigeras får ansvarig redaktör samtidigt anledning att se över dess hänvisningar. För webbplatser med många publicerande enheter kan en central översikt kompletteras med lokala rutiner. På så vis förenas ett gemensamt arbetssätt med kunskapen hos de personer som bäst känner innehållet.

Beskrivande länktexter och tydlig kontext

Länktexten bör ge en begriplig bild av destinationen och fungera väl i sitt sammanhang. Formuleringar som beskriver den sida eller resurs som länkas till är ofta mer informativa än generella uttryck. Läsaren kan då lättare avgöra hur hänvisningen anknyter till texten. En kort förklaring före eller efter länken kan ange vilken typ av information som finns på den externa sidan.

Konsekvent språkbruk bidrar också till en tydlig användarupplevelse. Om en organisation hänvisar till rapporter, blanketter eller tjänster kan redaktionella riktlinjer ange hur dessa länkar introduceras. Det gör innehållet lättare att överblicka och hjälper olika redaktörer att skriva på ett enhetligt sätt. Beskrivande länktexter är dessutom värdefulla för personer som använder hjälpmedel för att navigera på webben.

Ansvar och dokumentation

För varje länk är det praktiskt att ange en funktion eller roll som ansvarar för den fortsatta översynen. Ansvaret kan ligga hos en ämnesredaktör, en webbansvarig eller den enhet som publicerat sidan. När arbetsfördelningen är tydlig kan organisationen planera uppdateringar och föra vidare kunskap vid förändringar i redaktionen.

Dokumentationen behöver vara tillräckligt enkel för att användas löpande. En gemensam lista kan kompletteras med korta instruktioner om hur en länk läggs till, beskrivs och följs upp. Organisationen kan också notera när en hänvisning senast bedömdes och vilket innehåll den stöder. Det ger ett praktiskt underlag för redaktionella beslut och gör förvaltningen mer överskådlig.

En löpande del av webbpubliceringen

Förvaltning av externa länkar fungerar bäst som en integrerad del av webbplatsens redaktionella process. Riktlinjer, ansvar och återkommande uppföljning samverkar: tydliga principer vägleder publiceringen, dokumentationen ger överblick och planerade genomgångar håller hänvisningarna relevanta. Med detta arbetssätt kan en organisationswebbplats erbjuda sammanhängande information och hjälpa besökare att orientera sig mellan egna sidor och externa resurser.